HDS-WMS – PHẦN MỀM CHO KHO

WMS1.v4

Phần mềm Quản lý kho HDS-WMS được thiết kế nhằm mục đích đáp ứng được yêu cầu chặt chẽ nhất về kiểm soát lưu chuyển hàng theo qui trình quản lý kho, đồng thời vẫn tạo được sự dễ dàng, thuận tiện cho nhân viên kho hàng trong hoạt động hàng ngày. Mô hình hệ thống tổng thể như sau:

HDS-WMS

QUẢN LÝ CẤU HÌNH

Kho (Warehouse)

Trên phần mềm HDS-WMS, kho là một khu vực độc lập mà việc lưu chuyển hàng hóa vào/ra đều phải tuân thủ theo các qui định về kiểm soát và báo cáo xuất – nhập – tồn hàng hóa.

Vị trí lưu kho (Locator)

Kho lại được chia nhỏ thành các vị trí lưu hàng (locators) nhằm đảm bảo các loại hàng hóa giống nhau được đặt gần nhau, giúp cho việc quản lý và sắp xếp hàng vào/ra được nhanh chóng. Với các kho có nhiều vị trí lưu hàng, cần phải được đánh kí hiệu. Bộ kí hiệu thường được dung nhiều nhất để phân biệt các locators trong kho là bộ kí hiệu tọa độ 3 chiều X-Y-Z.

Cấu hình Locator trên phần mềm HDS-WMS

Như vậy, kho có thể là một siêu thị, và các vị trí lưu hàng trong kho là các quầy, giá đựng hàng. Kho cũng có thể là một nhà kho lớn, các vị trí lưu hàng trong kho là các rack công nghiệp.

* Phần mềm HDS-WMS có thể cho phép theo dõi hàng nghìn locators trong một kho

Sản phẩm (Product)

Phần mềm phải hỗ trợ việc quản lý sản phẩm theo mã, theo tên, theo nhóm sản phẩm. Ngoài ra, một số sản phẩm cần quản lý theo các mã phụ (ví dụ mã của nhà cung cấp hoặc của khách hàng), hoặc quản lý theo SKU, Mã vạch

Đơn vị tính (Unit of Measure)

Trong nhiều trường hợp, một sản phẩm có thể có nhiều đơn vị tính, ví dụ 1 tá = 12 sản phẩm, hộp nhỏ = 25 sản phẩm, hộp to = 50 sản phẩm. Trong phần mềm quản lý kho HDS-WMS, các sản phẩm này đều được quản lý theo đơn vị tính nhỏ nhất (sản phẩm), tuy nhiên, trong các công đoạn nhập kho – điều chuyển kho – xuất kho, người dùng có thể sử dụng bất kì đơn vị tính nào của sản phẩm (hộp to, hộp nhỏ,…), phần mềm sẽ tự động qui đổi các đơn vị tính này để theo dõi.

Bộ thuộc tính của sản phẩm

Phần mềm cho phép theo dõi các sản phẩm theo từng thuộc tính riêng biệt như: Hạn sử dụng, Mã lô sản xuất, Mã thị trường,…. Khi đã được cấu hình thuộc tính, các sản phẩm dù cùng một mã nhưng vẫn được theo dõi riêng theo từng thuộc tính, đảm bảo có thể lấy được đúng hàng theo thuộc tính chỉ định.

UOM-768x412

NHẬP KHO

Các tính năng cơ bản của phần quản lý nhập kho là đảm bảo hàng được nhập đầy đủ vào trong kho, và theo dõi được lịch sử nhập hàng theo nhà cung cấp và theo mã sản phẩm.

Ngoài các tính năng cơ bản trên, phần mềm HDS-WMS còn cho phép bạn quản lý nâng cao qui trình nhập kho, bao gồm:

Dự kiến số lượng hàng về

Phần mềm cho phép nhập ngày dự kiến hàng về cho từng đơn hàng theo 2 hình thức

  • Tự động tính ngày dự kiến hàng về dựa vào cấu hình lead-time (thời gian chờ giao hàng) của sản phẩm và nhà cung cấp; hoặc
  • Nhập thủ công khi tạo kế hoạch nhập hàng.

Trường hợp upload dữ liệu bằng file Excel/CSV hoặc kết nối tự động với hệ thống của nhà cung cấp (thông qua kết nối API) thì hệ thống cũng tự động ghi nhận ngày dự kiến hàng về theo thông số từ nguồn dữ liệu.

Chỉ định vị trí nhập kho

Với các kho có yêu cầu về việc lưu trữ hàng hóa đúng khu vực được phân, phần mềm WMS sẽ hỗ trợ người dung trong việc:

  • In vị trí có thể lưu hàng (chỉ định nhập kho): Tùy thuộc vào cấu hình (cho ghép hàng vào locator, không cho ghép hàng vào locator, trọng lượng tối đa trên 1 locator….), hệ thống sẽ đưa ra danh sách các locator có thể lưu hàng để nhân viên kho thực hiện việc lưu kho;
  • Cảnh báo trong trường hợp hàng lưu nhầm khu vực (NSD vẫn có thể lưu hàng vào khu vực đó); hoặc
  • Từ chối cho phép NSD được lưu hàng nhầm khu vực (không cho hoàn thành trên phần mềm);

Đối soát hàng thực tế nhận

Hệ thống sẽ tự động đối soát số liệu theo Kế hoạch Nhập hàng với số liệu thực tế nhận về và ra các báo cáo kiểm soát thừa/thiếu hàng thực nhập so với kế hoạch

QUẢN LÝ KHO

Điều chuyển kho

Tính năng điều chuyển kho của phần mềm HDS-WMS cho phép theo dõi lịch sử di chuyển của hàng hóa trong kho, kể từ khi nhập kho, lưu chuyển qua các vị trí lưu kho tới khi xuất hàng ra khỏi kho.

Kiểm kho

Tính năng kiểm kho trên phần mềm HDS-WMS bao gồm:

  • In danh sách hàng tồn theo từng vị trí lưu kho (có thể có số lượng tồn hệ thống, hoặc bỏ trống);
  • Upload số liệu kiểm tồn kho thực tế (Locator – Mã sản phẩm – Số lượng tồn thực tế);
  • Báo cáo so sánh số lượng tồn thực tế – tồn hệ thống theo từng mã sản phẩm & vị trí lưu kho
  • Cập nhật lại số lượng & mã hàng tồn hệ thống theo số lượng kiểm thực tế

Kiểm soát hàng tồn

Phần mềm cho phép thiết lập cấu hình tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa, số ngày tồn kho tối đa cho từng mặt hàng, và theo dõi & báo cáo cảnh báo các trường hợp vi phạm qui tắc tồn kho đã thiết lập.

Product-768x376

Khu vực lưu hàng đặc biêt

Hệ thống cho phép cấu hình các khu vực đặc biệt để lưu các mặt hàng phải theo dõi riêng, ví dụ hàng lỗi chờ xử lý. Khi xác định hàng có thể xuất kho, hệ thống sẽ bỏ qua số lượng hàng được lưu trong khu vực đặc biệt này.

Dashboard tồn kho

Phần mềm cho phép hiển thị tồn kho theo từng vị trí tồn lên màn hình lớn tại kho để nhân viên có thể theo dõi chính xác tình hình thực tế đang diễn ra.

Dashboard tồn kho theo từng Locator

Shipping-Plan-1024x397

Dashboard kế hoạch tuần

DailyPlan-1024x255

Dashboard tiến độ hàng ngày

XUẤT KHO

Kế hoạch xuất hàng

Phần mềm cho phép hiển thị số lượng hàng tồn theo từng vị trí, cũng như số lượng hàng còn có thể xuất kho. Trong trường hợp số lượng xuất hàng vượt quá số lượng có thể xuất kho, phần mềm sẽ đưa ra cảnh báo để NSD điều chỉnh lại số lượng xuất kho cho đúng thực tế.

SL hàng có thể xuất kho = SL hàng tồn trong kho – SL hàng đã xác nhận bán nhưng chưa xuất kho

Ví dụ:

Ngày 1: Mặt hàng X còn tồn trong kho 100 sản phẩm SP1.

Ngày 2: Nhân viên kinh doanh A kí đơn hàng bán 35 sản phẩm, ngày giao hàng cho khách là ngày 5. Kế hoạch xuất hàng được lập và duyệt trên phần mềm WMS.

Ngày 3: Nhân viên kinh doanh B lên hệ thống, kiểm tra tồn kho của mặt hàng SP1. Hệ thống sẽ hiển thị số lượng tồn kho là 100 sản phẩm, nhưng số lượng có thể bán là 100-35 = 65 sản phẩm.

Nếu nhân viên B lập kế hoạch xuất hàng 70 sản phẩm, hệ thống sẽ báo không đủ hàng để xuất kho.

Hướng dẫn xuất hàng

Hệ thống in sẵn chỉ định xuất kho, nhân viên chỉ việc lấy hàng theo chỉ định.

Sau khi có Kế hoạch xuất hàng, dựa trên các qui tắc lấy hàng đã được thiết lập trước cho kho và mặt hàng, phần mềm sẽ tự động tính toán và xác định vị trí, mặt hàng và số lượng cần lấy. Điều này giúp nhân viên để có thể lấy được hàng một cách nhanh nhất mà không lo lấy nhầm hoặc thừa, thiếu hàng.

Các qui tắc lấy hàng được hỗ trợ bao gồm:

Nhập trước Xuất trước: Đơn hàng mặc nhiên sẽ được xuất theo qui tắc hàng nhập kho trước sẽ được xuất trước. Chú ý: Với các mặt hàng có định nghĩa hạn sử dụng (expiry date) thì có thể cấu hình ưu tiên để hàng có hạn sử dụng hết trước thì được xuất trước.

Xuất chỉ định: Lệnh bán hàng có thể chỉ định rõ thuộc tính của mặt hàng phải xuất (ví dụ xuất đúng lô sản xuất X), khi đó hệ thống sẽ chọn các kê có chứa mặt hàng có lô sản xuất là X để thể hiện trong Chỉ thị Xuất Hàng.

Xuất nguyên thùng: Với các mặt hàng có nhu cầu xuất số lượng lớn, hệ thống có thể cho phép thiết lập ưu tiên xuất nguyên thùng trước khi áp dụng qui tắc nhập trước – xuất trước để hạn chế việc phải mở thùng xuất lẻ.

Kiểm soát hàng xuất

Để đảm bảo không xuất nhầm hàng, phần mềm cho phép kiểm tra chéo giữa số lượng thực xuất và số lượng theo kế hoạch xuất. Bộ phận kiểm soát có thể quét mã vạch các sản phẩm xuất kho thực tế (quét trực tiếp vào phần mềm, hoặc quét vào file csv và tải lên phần mềm), sau đó chạy yêu cầu kiểm tra so với kế hoạch xuất hàng. Trong trường hợp có chênh lệch, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo để người kiểm soát có thể dễ dàng kiểm tra lại.

TÍCH HỢP HỆ THỐNG

Tích hợp hệ thống qua API

Phần mềm HDS-WMS hỗ trợ việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống của nhà cung cấp, đơn vị quản lý kho, khách hàng thông qua API. Dữ liệu sẽ được truyền tự động từ nhà cung cấp tới kho, và từ kho tới khách hàng mà không cần thực hiện việc nhập liệu thủ công hoặc upload excel.

Tìm kiếm nhanh

Phần mềm cho phép tìm kiếm nhanh mã, tên hoặc bất kì trường dữ liệu nào của sản phẩm & đối tác. Người sử dụng chỉ cần gõ một số kí tự đầu tiên, ấn tab, hệ thống sẽ tự động hiển thị tất cả các dữ liệu đáp ứng yêu cầu để lựa chọn

Upload dữ liệu qua Excel/CSV

Bên cạnh việc tích hợp hệ thống qua API, nhằm giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, phần mềm cho phép tạo số lượng lớn các bản ghi thông qua việc tải dữ liệu lên từ file excel hoặc csv.

Quản lý hàng theo mã của đối tác

Trong nhiều trường hợp, hàng đã được dán mã vạch của nhà cung cấp. Để thuận tiện cho việc nhập kho, phần mềm HDS-WMS cho phép thực hiện việc nhập xuất hàng theo mã hàng của đối tác và tự động tìm mã hàng tương ứng để ghi nhận việc nhập kho. Người sử dụng vẫn có thể chạy các báo cáo theo mã của mình, hoặc mã của đối tác.

KHÁCH HÀNG CỦA CHÚNG TÔI

Jupiter
Nucewall-e1548347943247
Ariston-Draft-300x163
Denso-300x155
Dynapac.v2-300x115

* Ghi chú: Công ty Jupiter Pacific cung cấp dịch vụ Warehouse & Logistics cho Denso Việt Nam, Federal Mogul, Dynapac. Công ty Cổ phần Phần mềm cung cấp giải pháp Phần mềm Quản lý Kho cho Công ty Jupiter để thực hiện dịch vụ cho các khách hàng này.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ

Phần mềm HDS-WMS chạy trực tiếp trên web, nên bạn không cần cài đặt gì. Tất cả bạn cần là mạng Internet và truy cập và hệ thống thông qua trình duyệt Internet (Chrome, Firefox, Cốc Cốc hoặc Edge). Để đăng kí dùng thử phần mềm, mời bạn để lại thông tin liên hệ theo form dưới đây: