Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Kho

Chúng tôi đang xây dựng lại phần Hướng dẫn sử dụng để dễ dàng cho người dùng hơn. Bạn có thể truy cập vào các video hướng dẫn sử dụng theo đường dẫn sau:

1. CẤU HÌNH CHUNG

CÁC BƯỚC CHI TIẾT

TẠO KHO

Đường dẫn: Quản lý kho >> Kho Hàng

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các kho đã có. Trường hợp không thấy kho nào, bạn chọn nút Tìm kiếm để tìm kho

Kho

Chú ý: Trên bản Demo, chúng tôi đang hạn chế không cho tạo thêm kho mới, nên bạn chỉ có thể chỉnh sửa các kho đã tạo. Khi bạn đã có tài khoản riêng, bạn có thể tạo kho mới cho mình.

TẠO VỊ TRÍ LƯU KHO

Mục đích: Vị trí lưu kho nhằm mục đích giúp bạn quản lý vị trí đang đặt hàng được tốt hơn. Các tính năng chính của vị trí lưu kho là:

  • Tìm kiếm hàng nhanh hơn: Khi biết được chi tiết hàng ở đâu thì tất nhiên lấy hàng sẽ nhanh hơn
  • Kiểm hàng dễ hơn: Bạn có thể kiểm từng vị trí một để xác định thừa thiếu, chứ không cần phải kiểm cả kho

Locator

Để tạo 1 vị trí mới, bạn chọn nút tạo mới.

  • Mã tìm kiếm: là tên gọi rút gọn của vị trí , hãy đặt tên làm sao cho bạn dễ nhớ nhất.
  • Các tham số: X – Y – Z là qui ước tham chiếu vị trí trong kho theo tọa độ 3 chiều, thường dùng cho các kho có diện tích lớn (khi đó, bạn cần dán mã tìm kiếm ở chỗ mà nhân viên kho hàng dễ dàng quan sát nhất). Với các kho nhỏ với dưới 10 vị trí để hàng, bạn có thể chỉ cần sử dụng 1 tham số và điền giá trị mặc định cho 2 tham số còn lại.
  • Các thông số về qui tắc ghép hàng, Loại vị trí, chúng tôi sẽ hướng dẫn ở phần Nâng cao.

Ghi chú: Trường hợp bạn có nhiều vị trí cần tạo, bạn có thể sử dụng tính năng Upload Excel để tải nhanh các vị trí. Chi tiết về tải file Excel được hướng dẫn ở phần “Tải dữ liệu từ Excel”.

THÔNG TIN SẢN PHẨM

TẠO SẢN PHẨM & NHÓM SẢN PHẨM

TẠO SẢN PHẨM

Đường dẫn: Quản lý kho >> Sản phẩm

Product

  • Mã sản phẩm: Là tên tắt để tìm sản phẩm nhanh hơn
  • Tên sản phẩm: Là tên đầy đủ của sản phẩm
  • Đơn vị đo: Chọn mặc định, hoặc chọn đơn vị đo chuẩn cho từng sản phẩm
  • Bộ thuộc tính: Tính năng nâng cao để theo dõi các thuộc tính của sản phẩm như Hạn Sử Dụng, Ngày Nhập Kho, Lô Sản Xuất,…
  • Loại sản phẩm: Hàng hóa: Có lưu kho (kiểm soát số lượng xuất bán theo số lượng thực tế còn tồn kho) và  Dịch vụ: Không lưu kho (không hạn chế số lượng)
  • Bạn có thể sửa các thông tin về giá nhập/xuất của sản phẩm. Bạn cũng có thể xem các thông tin về sản phẩm (chi tiết giao dịch, chi tiết tồn kho,…) ở các thẻ tương ứng.

CHUYỂN ĐỔI ĐƠN VỊ ĐO

Đường dẫn : Quản lý kho -> Sản phẩm -> Chuyển đổi ĐVT

chuyen-doi-đvđ-1

Xuống chi tiết chọn ô ” Chuyển đổi ĐVT” chọn đơn vị tính cần chuyển sang tại trường ” Chuyển sang ĐVĐ ”

VD: 50 cái sp1 = 1 thùng: Điền số 50 vào trường ” Chia “. Trường ” Nhân ” sẽ tự động nhảy số không cần điền

chuyen-doi-đvđ-2

Cách 2:  Đường dẫn: Menu >> Đơn vị đo

chuyen-doi-đvđ-3-tai-quy-đoi-đvđ

Tại ” Qui đổi ” tạo các dòng chi tiết. Thêm mới  để tạo thêm dòng cần quy đổi => Lưu lại 

chuyen-doi-dvd-4-tai-quy-doi

*** KẾT THÚC ***

HƯỚNG DẪN TẠO ĐỐI TÁC ( NHÀ CUNG CẤP, KHÁCH HÀNG, NHÂN VIÊN )

Đường dẫn : Đối tác >> Quản lý đối tác >> Đối tác

Hoặc click chuột vào “Đối tác” đã có sẵn ở góc bên trái màn hình mục Favourites

doi-tac-1

Điền dữ liệu vào các trường ” Chi nhánh”, ” Mã tìm kiếm”, ” Tên”, ” Mã số thuế”, ” Nhóm đối tác”. Chọn đối tác thuộc kho hàng nào?, chọn đối tác là khách hàng hay nhà cung cấp, nhân viên, NVKD ? Chọn lưu dữ liệu , rồi bấm vào chi tiết điền địa chỉ của đối tác

doi-tac-2

Điền dữ liệu vào các trường “ Tên”, “ địa chỉ”, “ số điện thoại”, “fax”, “ số điện thoại thứ hai” rồi bấm lưu dữ liệu

doi-tac-3

Điền địa chỉ như sau :

đoi-tac-4

Lưu bản ghi chi tiết => Quay về giao diện ban đầu

doi-tac-5

*** KẾT THÚC ***

2. NHẬP KHO

KẾ HOẠCH NHẬP HÀNG

Đường dẫn: Nhập hàng >> Kế hoạch nhập hàng

  • Chọn  trên thanh công cụ để tạo bản ghi mới

khnh-2

  • Chọn  tại chi tiết để tạo dòng chi tiết cho kế hoạch nhập hàng

chi-tiet-khnh-1

  • Quay ra giao diện ban đầu để hoàn thành kế hoạch nhập hàng. Chọn Xử lý -> Hoàn thành -> Tích 

htkhnh01

  • Ghi chú:
  • `Ngày cam kết: Là ngày thực hiện nhập hàng
  • Đối tác: Là nhà cung cấp, để theo dõi nhập kho theo từng đối tác

CÁCH 1: NHẬP KHO THỦ CÔNG

CÁCH 2: NHẬP TỪ EXCEL

3. KIỂM SOÁT KHO

CHUYỂN KHO

A. CHUYỂN KHO CÙNG CHI NHÁNH

Đường dẫn: Quản lý kho >> Chuyển kho

Tạo bản ghi mới 

Điền dữ liệu vào các trường: Vị trí, chuyển tới địa điểm, sản phẩm, số lượng, đơn vị tính. Thông tin thuộc tính sẽ tự sinh theo phiếu nhập kho cũ nhất.

1-3

Chọn để lưu dữ liệu hoặc tổ hợp phím “Alt+S”. Vào tab chi tiết để nhập chi tiết sản phẩm cần chuyển kho

2-2

Quay ra giao diện bên ngoài. Tích ” Xử lý “=> Hoàn thành phiếu

  • Trường hợp sản phẩm có nhiều thuộc tính, cùng ngày nhập kho hoặc nhiều ngày nhập kho khác nhau. Tại Thông tin thuộc tính tích vào biểu tượng  lựa chọn bản ghi cần chuyển như sau:

3-1

Tích chọn bản ghi cần chuyển

4-1

Tích chọn  .Chọn để lưu dữ liệu hoặc tổ hợp phím “Alt+S”.

4.1

Quay lại giao diện ban đầu để hoàn thành phiếu chuyển kho. Chọn “ Xử lý”.

5

Tích   để hoàn thành

B. CHUYỂN KHO NỘI BỘ KHÁC CHI NHÁNH

BÊN CHUYỂN: Chuyển hàng từ kho K1 ( Chi nhánh A ) sang kho K2 ( Chi nhánh B )

I. Trường hợp Kho K1 xuất hàng nội bộ cho kho K2

  • Lưu ý:

+ “ Đối tác”: Chọn đối tác phải là đối tác đại diện cho kho nội bộ khác (trong trường hợp này đối tác là K2 thuộc kho hang K2)

1.1. Lên kế hoạch xuất hàng nội bộ

Đường dẫn: Nhập hàng -> Kế hoạch xuất hàng

Hoặc click chuột vào “Kế hoạch xuất hàng” đã có sẵn ở góc bên trái màn hình mục Favourites

  • Chọn   để tạo mới một bản ghi kế hoạch xuất hàng
  • Điền dữ liệu vào các trường “Số chứng từ” ,“ Chi nhánh”, “Diễn giải”, “kho hàng” , “ngày đặt hàng”, “ngày cam kết”, “đối tác”, còn trường loại chứng từ đích ta chọn “Internal Standard Order” hoặc “ Kế hoạch xuất hàng nội bộ”. Sau đó lưu lại có thể dùng tổ hợp phím “ALT+S” hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ.

  • Điền dữ liệu vào các dòng tại thanh chi tiết: Sản phẩm, số lượng, đơn vị đo của sản phẩm

=>>> Sau khi đã nhập xong các dữ liệu thì lưu rồi bấm nút “ xử lý” và chọn hoàn thành

  • 1.2. Tạo chỉ thị xuất hàng nội bộĐường dẫn: Xuất hàng -> Tạo chỉ thị xuất khoĐây là bước giúp kiểm tra, phê duyệt các đơn hàng chuyển đi
  • Chọn kho hàng, đối tác, xử lý: ” Chuẩn bị ” hoặc ” Hoàn thành “

Tích  để tạo chỉ thị xuất kho. Bấm chọn lô hàng đã xử lý

1.3. Phiếu xuất kho nội bộ

Chọn phiếu xuất kho vừa tạo chỉ thị

BÊN NHẬN: Nhận hàng từ kho K1 ( Chi Nhánh A ) sang kho K2 ( Chi Nhánh B )

II. Trường hợp Kho K2 nhập hàng nội bộ từ kho K1

Lưu ý:

+ “ Đối tác”: chọn đối tác phải là đối tác đại diện cho kho nội bộ khác (trong trường hợp này đối tác là K1 thuộc kho hàng K1)

2.1. Kế hoạch nhập hàng nội bộ

Đường dẫn: Nhập hàng >> Kế hoạch nhập hàng

Hoặc click chuột vào “Kế hoạch nhập hàng” đã có sẵn ở góc bên trái màn hình mục Favourites

  • Chọn  thêm mới để tạo mới một bản ghi kế hoạch nhập hàng
  • Điền dữ liệu vào các trường ” số chứng từ”, ” chi nhánh”, ” diễn giải”, ” kho hàng”,” ngày đặt hàng”, ” ngày cam kết”, ” đối tác”. Sau đó lưu lại có thể dùng tổ hợp phím “ALT+S” hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ.

  • Nhập dữ liệu từ kế hoạch nhập hàng đã hoàn thành ở bước trên bằng cách “Tạo các dòng chứng từ”, khi đó màn hình sẽ hiển thị như sau:

Khi đó hệ thống tự đông list danh sách số chứng từ xuất hàng nội bộ-> chọn số chứng từ tương ứng với kế hoạch nhập hàng nội bộ ở trên. Tích chọn OK.

  • Sau đó hoàn thành kế hoạch nhập hàng nội bộ

2.2. Nhập hàng nội bộ

Đường dẫn: Nhập hàng >> Nhập kho

Hoặc click chuột vào “Nhập kho” đã có sẵn ở góc bên trái màn hình mục Favourites

    • Chọn  thêm mới để tạo mới một bản ghi nhập kho
    • Điền dữ liệu vào các trường ” số chứng từ”, ” chi nhánh”, ” diễn giải”, ” kho hàng”,” ngày đặt hàng”, ” ngày cam kết”, ” đối tác”, riêng trường ” loại chứng từ” thì chọn ” Nhập hàng nội bộ”.. Sau đó lưu lại có thể dùng tổ hợp phím “ALT+S” hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ.

  • Nhập dữ liệu từ kế hoạch nhập hàng nội bộ đã hoàn thành ở bước trên bằng cách “Tạo các dòng chứng từ”, khi đó màn hình sẽ hiển thị như sau:

  • Chọn đối tác, “Purchase Order” ( kế hoạch nhập hàng nội bộ) thì phần mềm sẽ tự link dữ liệu từ kế hoạch nhập hàng nội bộ đã hoàn thành trước đó -> Tích vào ô dữ liệu

  • Hoàn thành phiếu nhập kho nội bộ

Phiếu nhập kho nội bộ đã được hoàn thành

Chú ý: Sản phẩm đang được nhập tự động vào 1 vị trí mặc định. hoặc 1 vị trí được chọn. Tiến hành thao tác chuyển vị trí để di dời hàng tới các vị trí còn trống hàng

*** KẾT THÚC ***

XỬ LÝ THỪA/ THIẾU HÀNG TẠI CHUYỂN KHO NỘI BỘ KHÁC CHI NHÁNH

Tại giao diện kế hoạch nhập hàng nội bộ. Các dòng chứng từ được tự động sinh ra ( sản phẩm và số lượng tương ứng ) khi làm bước nhập hàng nội bộ

Tại đây số liệu được phần mềm lấy về tự động theo phiếu xuất kho nội bộ mà chi nhánh A chuyển cho Chi nhánh B. Do đó, căn cứ vào số lượng tự động nhận về trên phần mềm so sách với số lượng nhập về thực tế để nhận biết hàng nhận về bị thiếu hoặc thừa hàng.

*** KẾT THÚC ***

4. XUẤT KHO

KẾ HOẠCH XUẤT HÀNG

Đường dẫn: Xuất hàng >> Kế hoạch xuất hàng

Chọn nút ” thêm mới”  để tạo mới một kế hoạch xuất hàng

Chú ý: Loại chứng từ đích đã được phần mềm mặc định chuẩn

Xuống chi tiết chọn biểu tượng thêm mới  tạo các dòng sản phẩm và số lượng cần xuất

  • Trường hợp 1: Kế hoạch xuất hàng tự động lấy theo nhập trước xuất trước

  • Trường hợp 2: Kế hoạch xuất hàng chỉ định sản phẩm xuất theo số Lô

Điền mã sản phẩm, số lượng, đơn vị đo của sản phẩm ( hoặc tự sinh theo sản phẩm ), tích chuột vào biểu tượng  lựa chọn bản ghi cần xuất tại thuộc tính sản phẩm ( xuất chỉ định theo lô hàng ).

Tại trường “ Thuộc tính sản phẩm “ tích  lựa chọn bản ghi cần xuất

Tích chọn bản ghi cần xuất

Tích chọn .  Lưu dữ liệu chọn biểu tượng   hoặc tổ hợp phím “Alt+S”

  • Trường hợp 3: Kế hoạch xuất hàng theo số Lô SX & Hạn sử dụng ( Chọn bộ thuộc tính ” Lô SX &HSD”  khi tạo sản phẩm )

Điền mã sản phẩm, số lượng, đơn vị đo của sản phẩm. Thông tin thuộc tính sản phẩm để trống ( phần mềm sẽ tự động xuất theo hạn sử dụng hết trước thì xuất trước ).

Quay lại giao diện ban đầu để hoàn thành phiếu. Chọn “ Xử lý” , tích   để hoàn thành.

*** KẾT THÚC KẾ HOẠCH XUẤT HÀNG ***

XUẤT KHO

1. Tạo chỉ thị xuất kho:

Đường dẫn: Xuất hàng >> Tạo chỉ thị xuất kho

Bước này để người quản lý phê duyệt lệnh xuất hàng để di chuyển hàng đi giao cho khách hoặc kiểm tra lại các đơn đặt hàng (  kế hoạch xuất hàng ).

Chọn ” kho hàng”  và “đối tác” đã làm ở bước kế hoạch xuất hàng. Tại ô ” Xử lý” chọn ” Chuẩn bị”

Tích chọn kế hoạch xuất hàng cần phê duyệt xuất kho

Tích chọn lô hàng đã xử lý 

2. Chỉ dẫn xuất kho

Đường dẫn: Xuất hàng >> Xuất kho

2.1. Sau khi phê duyệt chỉ thị xuất kho => Hệ thống sẽ tự link dữ liệu sang phiếu “Xuất kho” -> Tìm tới lệnh xuất kho vừa tạo ra ( có thể tìm bằng số chứng từ…)

Ở đây ta nhận thấy:

“SP1”, “SP2” xuất tự động theo nhập trước xuất trước

“SP3″ tuy có số lô nhưng vì không chỉ định xuất theo số lô, đo đó vẫn được lấy tự động theo nhập trước xuất trước

” SP4″ được xuất theo đúng số lô đã chọn: SX1: 7 cái; SX2: 12 cái.

” SP5″ được xuất tự động theo hạn sử dụng hết trước thì xuất trước ( lấy 15 cái ở ngày hết hạn 15-10-2019 và 2 cái tiếp ngày hết hạn 17-10-2019 ”

2.2. Tích nút ” Xử lý” => Hoàn thành => Chọn 

Chú ý:

* Tại Chỉ thị xuất kho, ô ” Xử lý ” chọn tình trạng ” Chuẩn bị ” => Phiếu xuất kho tự động ở trạng thái chưa hoàn thành ( chưa trừ số liệu trên báo cáo tồn kho ) => Phải hoàn thành phiếu xuất kho vừa được duyệt lệnh => In phiếu

* Tại Chỉ thị xuất kho, ô ” Xử lý ” chọn tình trạng ” Hoàn thành ” => Phiếu xuất kho tự động ở trạng thái đã ” Hoàn thành” ( đã trừ số liệu trên báo cáo tồn kho ) => Không phải hoàn thành phiếu xuất kho vừa được duyệt lệnh mà chỉ cần in đó phiếu cầm theo khi đi giao hàng

*** KẾT THÚC XUẤT KHO TỰ ĐỘNG ***

5. BÁO CÁO KIỂM SOÁT

BÁO CÁO TỒN KHO

Đường dẫn: Báo cáo kho >> Báo cáo tồn kho ( có phiếu nhập )

Sau khi tích chuột vào ” Bắt đầu” sẽ hiện thị ra báo cáo có thể xem dưới dạng pdf hoặc html. Có thể xuất dữ liệu về máy dưới dạng excel hoặc word để xem và thao tác.

*** KẾT THÚC ***

BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN

Đường dẫn: Báo cáo kho >> Báo cáo kho

Sau khi tích chọn ” OK” phần mềm sẽ hiện ra báo cáo tổng hợp. Chọn định dạng xem dưới dạng” pdf” hoặc ” html”; xuất báo cáo theo định dạng pdf , word, excel….

Click chuột vào từng tên sản phẩm để xem báo cáo chi tiết cho từng sản phẩm

*** KẾT THÚC ***